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泰坦——数字化加工服务
2009-05-04  

 一、服务范围

      档案数字化加工服务是将各种纸质、照片、声像、胶片等传统介质的档案信息通过计算机时时彩平台哪个好转换为数字化的信息。完成档案信息化的基础建设,这些信息通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用,实现真正的资源共享。

  二、服务内容

       文档数字化服务工作要求对文档进行分类整理、目录检查及修改、目录数据录入、图像扫描与处理、光盘刻录、移交存储等全面采用计算机及相关时时彩平台哪个好支持的工作。主要包括以下工作内容:

       1、文档分类整理:要求一份文件对应一条目录,确保文档与目录一一对应,确保顺序号、时间、文件题名、页号、文号等准确,确保页号连贯。区分原件与复印件。去除档案中的金属物,有破损的档案在检查表中予以注明,破损程度影响档案内容的需要托裱。  

       2、目录检查及修改:分类整理后的档案,按照要求对目录本、卷内目录进行修改,确保档案内容、卷内目录、档案目录本三者一致。

       3、目录数据录入:建立起档案管理系统或档案数据中心系统,将整理过的档案目录数据录入到计算机系统中,实现档案的目录数字化管理。

       4、档案拆分:通过整理过程,确保档案与目录信息完全对应正确后,拆分档案,进行扫描及相关处理工作。档案拆分时,要严格按照要求,对档案进行标注及相应的时时彩平台哪个好处理,确保档案不受损坏。

       5、档案扫描:档案原件的扫描及存储格式完全按照国家档案局的统一标准要求。采用专业文件扫描仪,按照CCITT Group4压缩标准T I F F格式或者标准T I F F格式,150-250dpi分辨率,黑白为主,根据原件清晰程度个别采用灰度或真彩扫描,质量要求视觉清晰,页面完整,不得漏页,文件名采用规定的方法命名。

       6、图像处理:档案数字化可采用自动化处理和人工处理相结合的方式,确保图像质量的完美。通过校对系统对图像进行校对,确保图像顺序正确、去斑点、去黑边、纠偏、增亮等,在校对时,发现不合格图像及时返回前一工序进行改正。    

       7、质量检验:对扫描处理完成后的图像页进行检验,对档案拆分、扫描、修正、去污、插图、照片的处理以及文本和图像页的匹配等质量进行全面检验。

       8、数据挂接:将扫描获得的每份图片文件与数据库的目录数据进行关联。

       9、光盘刻录:扫描文件的存储是数字化工作中一项十分重要的工作,在实现数据挂接数据库存储外,帝景时时彩平台可靠么还需要进行光盘存储,以充分保证数据安全。

  

  三、理论依据

       1、《国家档案法》

      2、《文书档案数字化整理要求》

      3、《纸质档案数字化时时彩平台哪个好规范》(DA/T 31-2005

      4、《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)

      5、《档案著录规则》(DA/T18-1999

      6、《档案分类标引规则》(GB/T 15418-94

      7、《档案主题标引规则》(DA/T 19-1999

      8、《中国档案分类法》

      9、《中国档案主题词表》

      10、《文书档案目录数据著录格式》

  四、实施规范

       1、所有工作人员必须严格遵守《中华人民共和国档案法》以及保密法等有关规定,不得以任何方式对外泄露档案信息的内容。

       2、所有工作人员在开始本项目施工前必须接受单位及项目保密局组织的档案保密教育,并向采购方提供书面档案保密承诺。

       3、所有工作人员必须严格遵守保密制度和单位办公场所管理的有关规定,并严格执行单位规定的工作时间。

       4、所有工作人员须持有档案行政管理部门正式颁发的岗位资格证书。

       5、由我方项目经理统一安排每天的工作,施工人员保质、按量完成,不允许加班。

       6、档案原件处理完成后必须立即原样归还,不得损坏和丢失档案原件;不得私自复制任何档案文件,不得将复制的档案文件偷带工作场所。

       7、工作人员应保持工作环境整洁、卫生。必须自备无袋工作服工作,不得携挂包、钱包、磁盘、纸张、手机等任何物品进入工作间,更不得将工作间的任何物品带出工作间外。

       8、我方在入场第一天,就在加工场地建立视频监控系统,对加工场地实行24小时监控记录。

       9、对于废纸的处理,数字化处理过程中产生的废纸必须存放在指定的纸箱内,每星期集中清理一次。清理时要安排专人对纸张进行仔细检查,确保其中没有夹带任何档案文件后才能清出工作场地。

  五、服务流程

    

  六、验收标准

       验收内容:

        1、工程完成情况;

        2、项目工程质量,包括,档案归还情况、完整性、准确性等,扫描文件的清晰度、目录的正确性、目录原文挂接的正确性;

        3、项目实施取得的成效。

验收指标:

        1、一个全宗的档案,数据验收时抽检的比率不得低于5%;

        2、目录数据库与图像文件挂接错误,或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时,抽

             检标记为“不合格”;

        3、一个全宗的档案,数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上(含95%)时,给予以验收“通过”。

             合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%

        4、验收“通过”的结论,必须经分管领导审核、签字后方有效;

        5、认真填写纸质档案数字化验收登记表单。

  七、工期和质量

        1、数字化步骤:档案调卷→原件拆卷→整理核对→档案扫描→图象处理→数据存储及合并→质量检查→光盘刻录→数据挂接→目录建库→档案装卷→完整还卷→数据检查。

       2、指派固定人员负责整个项目的档案调卷、保管、归还工作,调卷时间是8:50-11:1014:20-17:00;负责调卷人员要在档案库房管理员带领下从库房搬运档案,档案的选择从采购方确定的清单中依次提取,对提取的档案要逐页清点,并办理处理借用手续,不得出现任何差错。

       3、严格按照档案保管的要求,档案拆卷、装订时,对破损严重无法进行扫描的档案,应先裱糊室进行时时彩平台哪个好修复,折皱不平的原件应先进行压平(或烫平)处理,保持档案的排列顺序不变。

       4、按要求把扫描件和非扫描件区分开。有重复的文件、未解密的文件要剔除,有正式的文件不扫描原稿;将档案原件的装订线拆除,排好顺序,不得出现任何漏缺页及顺序差错,更不能对档案原件有任何损坏,填写整理情况登记表。

       5、按照《档案著录规则》(DA/T18-1999)、《档案分类标引规则》(GB/T 1541894)、《档案主题标引规则》    DA/T 191999)、《中国档案分类法》、《中国档案主题词表》等相关标准的要求进行整理核对。

       6、投入专用扫描仪,根据纸张的好坏,将纸质较差的放置平台扫描仪上单页扫描;只有较好纸张才高速扫描。对档案页面字迹清晰、不带插图的档案,采用黑白二值模式进行扫描,分辨率为200dpi,采用TIFFG4)格式存储;对档案页面字迹清晰度差或带有插图的档案,采用灰度或彩色模式扫描,分辨率为300dpi或更高,采用JPEG格式存储;对文字偏小、密集、清晰度较差,没有插图等情况,采用灰度或真彩扫描,分辨率为300dpi或更高,存储为TIFF文件。

       7、对图像页面中出现影响图像质量的杂质,如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污、裁边等处理,处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

       8、文件的命名方式采用与之对应的档号,多页文件可采用该档号建立相应文件夹,按页码顺序对图像文件命名。

       9、每周结束前,将本周处理并且校对完成的电子原文按卷刻录到光盘中,一式两份,并在光盘上标明存储的内容。

       10、目录库数据修改在原有机检目录数据库的基础上进行检查修改,按照整理时修改的目录本逐条修改,并且补充分类号和主题词著录内容,并重新打印目录。

       11、将同一份的扫描文件合并成多页TIFF格式,定期由专人对照已经修改完成的档案目录进行挂接。并定期对已挂接完成数量进行备份,刻录入光盘二套。

       12、原件装订。装订前检查档案数量是正确,原件是否齐全;档案目录是否清晰并与档案实体相符;检查盒内文档的各种编号与盒面各项是否相符;检查文件排列顺序是否正确,文件放置方向是否正确。按照拆卷前的标准原样装订,必须保证恢复拆卷前的状态,不得有任何差错。

       13、完整归还,负责档案归还的人员对要归还的档案必须逐页清点,办理好归还手续,不得有任何差错。

  八、培训方案

        为保证在项目实施完成后,采购方工作人员可以独立对纸质档案进行整理、扫描、挂接、目录打印等数字化加工流程。在项目实施过程中,采购方相关工作人员可参与到项目中来,实地理解,实地体会;同时也可以在项目结束后由我公司项目实施人员独立培训,依据国家纸质档案扫描规范,根据纸质档案流程,一步一步的指导操作,保证在项目完成后,采购方工作人员也可以独立的对本单位纸质档案进行数字化处理。

   九、数字化加工项目相关表格

        1、保全保密协议

        2、数字化加工项目中心考勤表

        3、借档还档登记表

        4、红色目录本登记表

        5、查拆登记表

        6、检查登记表

        7、扫描登记表

        8、装订登记表

        9、核查登记表

        10、目录修改登记表

        11、查拆问题登记表

        12、检查问题登记表

        13、核查问题登记表

        14、目录修改问题登记表

        15、问题登记表

        16、工作量日统计表

        17、光盘使用情况记录

   十、数字化加工软件

        泰坦数字化项目组在数字化加工过程中,采用了泰坦公司最新开发的数字化加工软件,它根据数字化加工流程提供了自动倾斜较正、去黑边、去白页、加粗、自动文件命名、自动JPG输出质量设置、自动扫描页计数等功能。通过该软件在保证了图像质量的同时大大提供工作效率及准确率。

   十一、特点及优势

          公司自2002年成立档案数字化项目组,拥有一套完善的大规模数字化加工的方法、流程;项目组成员都通过专业档案知识培训和档案保密、安全培训;长期从事档案数字化的人员有151余人,项目组拥有41余台先进的高速扫描仪,150余台数字化专用电脑。先后为多家单位实施了档案数字化工程,包括档案整理、纸质档案数字化、照片档案数字化等。总数字化量超过了8000万页。

   十二、典型案例

           广东省档案局(一期)

广东省档案局(二期)

珠海市档案局(一期)

珠海市档案局(二期)

珠海市档案局(三期)

珠海市档案局(四期)

南海区档案局(一期)

南海区档案局(二期)

广州市番禺区档案局(一期)

广州市番禺区档案局(二期)

惠州市档案局

鹤山市档案局

白云区档案局

增城区档案局

花都区档案局

佛山市三水区档案局

肇庆市档案局

广东省建设厅

广东省统计局

广州市人民政府侨务办公室

广州经济时时彩平台哪个好开发区规划国土建设局

广州市人民政府国有资产监督管理委员会

广州市房地产档案馆

广州市天河区环保局

广州市番禺区人民法院

贵州省普定县档案局

贵州省平坝县档案局

甘肃省酒泉市档案局

新疆阿克苏地区档案馆

新疆库车县档案馆

中山市公路局

中国人民银行广州分行(一期)

中国人民银行广州分行(二期)

中国人民银行中山中心支行

中国人民银行昆明中心支行(一期)

中国人民银行昆明中心支行(二期)

中国人民银行拉萨中心支行

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